글로벌 셀러로 활동하다 보면 외국 고객의 문의에 응답해야 할 일이 많아진다. 그러나 영어에 익숙하지 않다면 대응 속도도 느려지고, 실수할 가능성도 높아진다. 이를 해결할 수 있는 현실적이고 자동화된 방법이 바로 Zapier, Gmail, ChatGPT, 그리고 번역 API를 연계한 자동 응답 시스템이다.
이 글에서는 영어에 자신 없어도 고객 메시지에 자연스럽게 대응할 수 있는 자동 메시지 응답 시스템 구축법을 단계별로 정리한다. 구축에 필요한 도구인 Zapier + Gmail + ChatGPT는 모두 무료 혹은 저비용으로 사용 가능하며, 코딩 없이 만들 수 있는 워크플로우를 제시한다.
고객 이메일 수신 → 번역 → 답변 생성 → 자동 응답의 흐름 이해하기
이 시스템은 총 4단계로 작동한다. 전체 흐름을 이해하면 어떤 툴을 어떤 방식으로 연동할지 명확해진다.
① 고객이 이메일로 문의
Gmail로 고객의 메시지가 도착하면 Zapier가 이를 자동으로 인식한다.
② 메시지 내용을 자동 번역
Zapier의 Webhooks 기능을 사용하여 DeepL API 또는 Google Translate API로 원문 메시지를 한국어로 번역한다.
③ ChatGPT로 응답 초안 생성
한국어 번역된 메시지를 바탕으로 ChatGPT에 프롬프트를 전달해 자연스러운 영어 응답을 작성하게 한다.
④ 작성된 답변을 다시 Gmail로 전송
생성된 영어 응답을 Zapier가 Gmail을 통해 고객에게 자동으로 전송한다.
이 흐름의 장점은 단순한 번역 수준을 넘어서, 문맥에 맞는 자연스러운 응대를 할 수 있다는 것이다.
실전 워크플로우: Zapier + Gmail + DeepL + ChatGPT 연동 방법
실제 워크플로우 구축 예제를 통해 자동화 시스템을 만들어보자.
Step 1. Zapier에서 새 Gmail 메시지를 트리거로 설정
Zapier에서 새 Zap 생성
Trigger 앱: Gmail
Trigger Event: New Email Matching Search
필터 조건: 제목 또는 발신자가 고객일 경우만 반응하도록 설정
Step 2. 이메일 본문을 DeepL API로 번역
Action 앱: Webhooks by Zapier
Method: POST
URL: DeepL API (예: https://api-free.deepl.com/v2/translate)
Parameters:
text: Gmail 메시지 본문
source_lang: EN
target_lang: KO
auth_key: DeepL API 키
DeepL은 문맥 유지력이 뛰어나므로 고객 메시지의 뉘앙스를 잘 파악할 수 있다.
Step 3. ChatGPT로 응답 메시지 생성
Action 앱: Webhooks by Zapier 또는 OpenAI 공식 Zapier 연동
Prompt 예시:
너는 고객지원 담당자야. 아래는 번역된 고객의 문의 내용이야. 이 문의에 대해 자연스럽고 공손하게 응답해줘. 한국 셀러라는 점을 반영해도 좋아.
고객 문의: {{번역된 내용}}
Model: GPT-4
Temperature: 0.7 (약간 유연한 응답 허용)
이 방식은 단순 번역보다 훨씬 자연스러운 응대가 가능하다. 또한 특정 응대 스타일(예: 친절/격식/비격식)도 반영할 수 있다.
Step 4. 응답 메시지를 Gmail로 자동 전송
Action 앱: Gmail
Event: Send Email
To: 고객의 이메일 주소
Subject: "Re: {{원래 제목}}"
Body: ChatGPT가 생성한 응답 메시지
추가로 “문의 감사 메시지 + 응답 시간 예고”도 자동으로 넣을 수 있다.
템플릿 구조 설계 팁과 확장 전략
자동화는 강력하지만, 고객 유형에 따라 조금씩 응대 문구를 다르게 할 필요가 있다. 이를 위해 기본 템플릿을 다양화하면 좋다.
① 응답 템플릿 유형 나누기
배송 지연 관련 문의
제품 상세 문의
환불/교환 요청
커스터마이징 가능 여부 문의
각각에 대해 한국어 요약 + 대응 논리만 적어주면, ChatGPT가 알아서 영어화된 답변을 생성해준다.
② 사전 응답 예시 미리 학습시키기
ChatGPT에 아래와 같은 프롬프트를 미리 주입하는 것도 효과적이다:
diff
앞으로 나오는 고객 문의에 대해 다음 스타일로 항상 답변해줘.
스타일 예시:
Thank you for reaching out.
We sincerely appreciate your interest.
Please let us know if you have any other questions.
고객의 메시지를 분석한 뒤, 예시 스타일을 반영해 자연스럽고 공손하게 작성해.
③ 다국어 대응 확장 전략
DeepL 또는 Google Translate의 target_lang 값을 변경하면, 스페인어/프랑스어/일본어로도 대응 가능하다.
이를 통해 다국적 마켓 대응도 손쉽게 확장 가능하다.
마무리하자면 영어 울렁증 없이 전 세계 고객과 소통하는 것이 가능하다.
이제 더 이상 영어 때문에 고객 응대가 부담일 필요는 없다.
이 시스템을 만들면 당신이 영어를 몰라도, 고객은 당신이 현지화된 전문 셀러라고 느낄 것이다.
핵심은 기술보다 프로세스의 간결성에 있다.
Gmail에서 메시지를 받고, 자동 번역하고, AI가 답변을 쓰고, 다시 고객에게 전송하는 이 흐름은 불과 10분 만에 세팅 가능하다.
이 자동화 시스템 하나로, 당신은 세계 어느 나라의 고객도 응대할 수 있는 글로벌 셀러가 될 수 있다.